{"id":4414,"date":"2021-05-19T16:36:45","date_gmt":"2021-05-19T19:36:45","guid":{"rendered":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/?p=4414"},"modified":"2021-07-08T12:05:29","modified_gmt":"2021-07-08T15:05:29","slug":"digitalizacao-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/digitalizacao-de-documentos\/","title":{"rendered":"Digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos: O que \u00e9 e conhe\u00e7a todas as vantagens"},"content":{"rendered":"\n

O volume de documentos com os quais uma empresa precisa lidar pode ser enorme. Praticamente todos os setores de um neg\u00f3cio geram algum tipo de documenta\u00e7\u00e3o que precisa ser devidamente processada e arquivada.
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Com essa grande demanda, cada vez mais as empresas est\u00e3o buscando formas de lidar melhor com esse montante de pap\u00e9is. Eles ocupam n\u00e3o s\u00f3 espa\u00e7o f\u00edsico onde ser\u00e3o guardados, como tamb\u00e9m geram maior necessidade de recursos humanos para o processamento.
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A melhor e mais eficaz solu\u00e7\u00e3o para essa quest\u00e3o \u00e9 a digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos. Isso se d\u00e1 transformando a enorme quantidade de pap\u00e9is f\u00edsicos em dados digitais. Assim eles se tornam muito mais organizados e a consulta \u00e9 facilitada.
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Existem empresas que realizam a digitaliza\u00e7\u00e3o de maneira profissional e seguindo todas as normas estabelecidas para garantir a validade legal da opera\u00e7\u00e3o, tanto para empresas de grande porte quanto para micro e pequenos neg\u00f3cios.
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Quais as vantagens de digitalizar os documentos?<\/h2>\n\n\n\n

Antes de mais nada, \u00e9 importante ressaltar que qualquer tipo de neg\u00f3cio pode se beneficiar com a transforma\u00e7\u00e3o dos documentos em dados digitais, independente do porte ou do ramo de atua\u00e7\u00e3o. Como todos geram documentos e precisam lidar com eles, n\u00e3o existe tamanho m\u00ednimo para que a digitaliza\u00e7\u00e3o se torne vantajosa.<\/p>\n\n\n\n

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Al\u00e9m disso, todos os envolvidos nas atividades da empresa ganham: os donos, por tornar o seu neg\u00f3cio mais moderno e competitivo, os funcion\u00e1rios, que ganham tempo e o trabalho \u00e9 facilitado, e os clientes, que recebem mais rapidez e agilidade.<\/p>\n\n\n\n

Vamos conhecer, ent\u00e3o, as principais vantagens de informatizar os seus documentos e otimizar os processos relacionados a eles na sua empresa.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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\"Baixe<\/a><\/figure>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos: Agilidade<\/h3>\n\n\n\n

Por mais anos de experi\u00eancia que um arquivista pode ter, ele ainda gastar\u00e1 um certo tempo at\u00e9 conseguir localizar e providenciar um documento. Isso pode ser agravado quando o volume de pap\u00e9is \u00e9 grande.<\/p>\n\n\n\n

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Uma coisa que uma empresa busca para suas opera\u00e7\u00f5es \u00e9 a agilidade. Manter sua base de documentos digitalizada \u00e9 uma \u00f3tima maneira de alcan\u00e7ar essa rapidez. Seja na hora de buscar ou na hora de arquivar, trabalhar com a base digitalizada far\u00e1 todo o processo se tornar mais \u00e1gil.
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Digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos: Economia<\/h3>\n\n\n\n

Existem custos intr\u00ednsecos em manter um arquivo f\u00edsico para os documentos. Eles envolvem a manuten\u00e7\u00e3o de um local apropriado para guardar o material, a contrata\u00e7\u00e3o de mais funcion\u00e1rios para processar e organizar, al\u00e9m do custo com impress\u00e3o e papel para imprimir todos os documentos.<\/p>\n\n\n\n

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A digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos resolve essas quest\u00f5es, uma vez que n\u00e3o \u00e9 mais necess\u00e1rio que exista um local f\u00edsico para depositar os documentos, da mesma forma que o trabalho do funcion\u00e1rio que iria organizar pode ser realocado para outras tarefas do neg\u00f3cio.
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Al\u00e9m, \u00e9 claro, da economia gerada ao evitar imprimir in\u00fameros documentos. S\u00e3o menos gastos com impressora, tinta e papel e isso pode fazer uma diferen\u00e7a significativa para a empresa, a depender da demanda de impress\u00e3o que ela gerava.<\/p>\n\n\n\n

Digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos: Acesso r\u00e1pido<\/h3>\n\n\n\n

Imagine se um funcion\u00e1rio tiver que procurar um documento entre milhares em um arquivo f\u00edsico cada vez que houver essa demanda. Por mais bem organizado que esteja o arquivo, isso gera tempo desperdi\u00e7ado e trabalho.<\/p>\n\n\n\n

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Com os documentos digitais \u00e9 poss\u00edvel consultar essas informa\u00e7\u00f5es online, com muito mais agilidade e efici\u00eancia. Al\u00e9m disso, voc\u00ea n\u00e3o precisa estar na empresa para conseguir acessar, basta entrar no sistema com sua senha em qualquer lugar ou hor\u00e1rio.
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Digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos: Prote\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n

Seus documentos ficam mais protegidos quando est\u00e3o digitalizados. No arquivo f\u00edsico eles est\u00e3o sujeitos a in\u00fameros sinistros, como inc\u00eandios, enchentes, furtos, mofo, etc. <\/p>\n\n\n\n

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A digitaliza\u00e7\u00e3o garante esse tipo de prote\u00e7\u00e3o e adiciona mais uma camada de seguran\u00e7a, que s\u00e3o os backups e senhas de acesso.
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Digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos: Sustentabilidade<\/h3>\n\n\n\n

Garantir um funcionamento mais sustent\u00e1vel \u00e9 algo que as empresas est\u00e3o sendo muito cobradas atualmente. \u00c9 fundamental transformar as pr\u00e1ticas do neg\u00f3cio de modo que elas estejam alinhadas com a prote\u00e7\u00e3o do meio ambiente.<\/p>\n\n\n\n

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\"Saiba<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n\n

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A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos \u00e9 um passo importante nesse sentido, uma vez que acaba com a produ\u00e7\u00e3o desnecess\u00e1ria de papel, com o uso de cartuchos e evita a gera\u00e7\u00e3o de mais lixo para o planeta.<\/p>\n\n\n\n

Digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos: Integra\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n
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Os dados digitais tornam os documentos mais integrados entre si. \u00c9 poss\u00edvel comparar com facilidade documentos antigos e recentes, com alguns poucos cliques. Da maneira antiga seria necess\u00e1rio buscar cada documento isoladamente e isso ocuparia mais tempo e demandaria mais esfor\u00e7o.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos: Controle pelo gestor<\/h3>\n\n\n\n

Com um software utilizado para gerir os documentos digitais, o gestor poder\u00e1 saber quando e por quem cada arquivo foi consultado. Isso gera mais controle e seguran\u00e7a para as opera\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n

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Nos arquivos f\u00edsicos isso n\u00e3o seria poss\u00edvel, ou seria com muito esfor\u00e7o e custos adicionais, como c\u00e2meras funcionando 24 horas por dia.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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\"Digitaliza\u00e7\u00e3o<\/figure>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos: Conserva\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n

Por mais bem cuidado que seja o local onde os documentos f\u00edsicos est\u00e3o guardados, \u00e9 poss\u00edvel que eles sofram perda de qualidade com o passar dos anos. Em casos mais graves, pode acontecer de se tornarem ileg\u00edveis e suas informa\u00e7\u00f5es se perderem.
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No entanto, com os documentos digitalizados voc\u00ea tem a seguran\u00e7a que a informa\u00e7\u00e3o jamais ser\u00e1 perdida, uma vez que n\u00e3o est\u00e3o expostas a intemperismos do ambiente. \u00c9 uma seguran\u00e7a da conserva\u00e7\u00e3o dos documentos.
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Como funciona a digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos?<\/h2>\n\n\n\n

Agora que j\u00e1 sabemos todos os benef\u00edcios de tornar os seus documentos digitais, \u00e9 a hora de entender qual \u00e9 o processo utilizado para otimizar essa transi\u00e7\u00e3o. \u00c9 uma tarefa que exige cuidado, pois o resultado precisa ser bom o suficiente, j\u00e1 que se tornar\u00e1 o arquivo oficial do neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n

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\"Como<\/figure>\n<\/div>\n\n\n\n
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Existem empresas espec\u00edficas para realizar esse processo. Elas tomam todos os cuidados necess\u00e1rios para que nenhuma informa\u00e7\u00e3o se perca.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel realizar a empreitada com os pr\u00f3prios funcion\u00e1rios da empresa, desde que a tarefa seja feita com muita aten\u00e7\u00e3o e empenho.
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As tr\u00eas principais etapas para a digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos s\u00e3o: prepara\u00e7\u00e3o, captura e indexa\u00e7\u00e3o. Vamos entender melhor o que cada uma delas consiste e, assim, garantir um resultado melhor no produto final.
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1\u00aa etapa: prepara\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n

\u00c9 nessa etapa que toda a documenta\u00e7\u00e3o \u00e9 preparada para ser digitalizada. Isso envolve o processamento de folha por folha, retirando clipes ou outros objetos, higienizando o material e eliminando qualquer coisa indesejada.
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Essa etapa \u00e9 fundamental para que os scanners n\u00e3o sejam danificados e para que o resultado final seja o mais pr\u00f3ximo poss\u00edvel dos documentos originais.
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2\u00aa etapa: captura<\/h3>\n\n\n\n

Depois dos documentos limpos e livres de objetos, \u00e9 a hora de realizar a captura. Ela deve ser feita em alta resolu\u00e7\u00e3o, para que nenhuma informa\u00e7\u00e3o seja perdida. Existem alguns formatos mais utilizados para salvar os dados, a depender do tipo de arquivo, como .png, .pdf e .tif.
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3\u00aa etapa: indexa\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n

De nada adianta ter todos os documentos digitalizados se eles n\u00e3o estiverem organizados de uma maneira l\u00f3gica que facilite a localiza\u00e7\u00e3o. Ent\u00e3o agora \u00e9 a etapa de indexa\u00e7\u00e3o do conte\u00fado.
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\"Saiba<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n\n

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Essa indexa\u00e7\u00e3o \u00e9 feita de acordo com os pr\u00e9-requisitos de cada projeto e do software que est\u00e1 sendo utilizado para fazer a gest\u00e3o dos documentos. A solu\u00e7\u00e3o necessitar\u00e1 de mediar a intera\u00e7\u00e3o da empresa com os documentos, atrav\u00e9s de senhas, gerando assinaturas digitais, permitindo modifica\u00e7\u00f5es ou n\u00e3o, entre outras opera\u00e7\u00f5es.
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Existe uma lei que regula a digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos?<\/h2>\n\n\n\n

Existe sim, a chamada Lei da Digitaliza\u00e7\u00e3o (Decreto n\u00ba 10.278\/2020<\/a>). Esse decreto estabelece regras e requisitos para a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos, tanto de \u00f3rg\u00e3os p\u00fablicos quanto de privados.<\/p>\n\n\n\n

No tocante a preserva\u00e7\u00e3o dos arquivos digitalizados, a regulamenta\u00e7\u00e3o estabelece que devem ser mantidos pelo prazo de prescri\u00e7\u00e3o ou decad\u00eancia definidos na legisla\u00e7\u00e3o tribut\u00e1ria, fiscal, trabalhista e c\u00f3digo civil, no que tange aos documentos particulares.<\/p>\n\n\n\n

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\"Digitaliza\u00e7\u00e3o<\/figure>\n<\/div>\n\n\n\n
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\u00c9 de suma import\u00e2ncia seguir as recomenda\u00e7\u00f5es do decreto para que os documentos digitalizados tenham a mesma validade legal dos documentos f\u00edsicos. Vamos conhecer algumas das determina\u00e7\u00f5es da Lei da Digitaliza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

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Para textos impressos, sem ilustra\u00e7\u00e3o e em preto e branco, \u00e9 necess\u00e1ria uma <\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

digitaliza\u00e7\u00e3o com resolu\u00e7\u00e3o m\u00ednima de 300 dpi, monocrom\u00e1tica, e o arquivo deve ser salvo no formato .pdf. Se houver ilustra\u00e7\u00e3o em preto e branco, a digitaliza\u00e7\u00e3o deve ser feita em escala de cinza.
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J\u00e1 para textos impressos com ilustra\u00e7\u00f5es e cores, a resolu\u00e7\u00e3o m\u00ednima continua sendo 300 dpi e o formato .pdf, por\u00e9m o padr\u00e3o de cor passa a ser RGB (colorido). Em caso de fotografias e cartazes, o formato do arquivo deve ser .png, bem como no caso de plantas e mapas.
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O decreto tamb\u00e9m trata dos metadados que devem ser inclu\u00eddos nos documentos. Todos devem ter palavras-chave, o autor do documento, a data e local da digitaliza\u00e7\u00e3o, um identificador do documento, o respons\u00e1vel pela digitaliza\u00e7\u00e3o, o tipo do documento e o hash da imagem.<\/p>\n\n\n\n

LGPD na digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos<\/h2>\n\n\n\n

O decreto n\u00ba 10.278\/2020<\/a> ainda estabelece procedimentos padr\u00f5es para a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos e regulamenta\u00e7\u00e3o das disposi\u00e7\u00f5es da Lei n\u00ba 12.682\/2012<\/a>, foi promulgado e isso provavelmente vai resultar em algumas mudan\u00e7as na forma como seu setor ou sua empresa pode lidar com documentos f\u00edsicos e eletr\u00f4nicos. <\/p>\n\n\n\n

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Essa mudan\u00e7a representa uma moderniza\u00e7\u00e3o significativa para o mercado brasileiro e pode facilitar a vida de muitas equipes e profissionais.<\/p>\n\n\n\n

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Enfatize-se que para as pessoas jur\u00eddicas, pode estar a ocorrer uma oportunidade de resolver<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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\"LGPD<\/figure>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

o eterno problema de espa\u00e7o destinados \u00e0 arquivos f\u00edsicos pelo processo de arquivos digitais, que permitem um controle sist\u00eamico eficiente na gest\u00e3o de documentos, al\u00e9m de ser instrumento facilitador para nova empreitada que as empresas tem \u00e0 frente quanto a obrigatoriedade de cumprimento da Lei Geral de Prote\u00e7\u00e3o de Dados<\/strong> (LGPD<\/a>).
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Afinal, vale a pena?<\/h2>\n\n\n\n

Como vimos, digitalizar a documenta\u00e7\u00e3o de uma empresa \u00e9 uma opera\u00e7\u00e3o que vale muito a pena. Seja pela economia que os documentos digitais trazem, pela otimiza\u00e7\u00e3o dos processos, pela sustentabilidade, pela agilidade ou pelos tantos outros motivos que mostramos, implementar a digitaliza\u00e7\u00e3o \u00e9 muito recomendado.
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\u00c9 uma estrat\u00e9gia indispens\u00e1vel para quem deseja aumentar a produtividade ao mesmo tempo em que diminui os custos de opera\u00e7\u00e3o de um neg\u00f3cio. Muitos gestores j\u00e1 adotaram os documentos digitalizados e a tend\u00eancia \u00e9 que isso se torne o padr\u00e3o.
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\u00c9 sempre importante lembrar que os documentos precisam ser digitalizados de maneira profissional e seguindo as regulamenta\u00e7\u00f5es definidas por decreto. Somente assim os documentos digitais passam a valer como oficiais.<\/p>\n\n\n\n

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Entre em contato conosco<\/a> e saiba como ter um RH digitalizado e com toda a seguran\u00e7a e prote\u00e7\u00e3o necess\u00e1ria. Temos o processo de contrata\u00e7\u00e3o digital ideal para a sua empresa.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos \u00e9 uma maneira de otimizar os processos e diminuir os custos no RH. Entenda as principais vantagens e cuidados.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":4422,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[819,46],"tags":[314],"class_list":{"0":"post-4414","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-digitalizacao-de-documentos","8":"category-rh-estrategico","9":"tag-fixed"},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4414","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=4414"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4414\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4422"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=4414"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=4414"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=4414"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}