{"id":4503,"date":"2021-08-11T10:42:28","date_gmt":"2021-08-11T13:42:28","guid":{"rendered":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/?p=4503"},"modified":"2021-08-11T12:32:15","modified_gmt":"2021-08-11T15:32:15","slug":"digitalizacao-do-rh-manual-por-onde-comecar","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/digitalizacao-do-rh-manual-por-onde-comecar\/","title":{"rendered":"Digitaliza\u00e7\u00e3o do RH: Manual por onde come\u00e7ar"},"content":{"rendered":"\n

A quantidade de documentos que o RH das empresas tem que administrar \u00e9 realmente grande. Isso tem a ver com a burocracia da legisla\u00e7\u00e3o trabalhista brasileira, mas tamb\u00e9m com os controles de gest\u00e3o dos neg\u00f3cios.<\/p>\n\n\n\n

Nos \u00faltimos anos, os departamentos de recursos humanos assumiram uma atua\u00e7\u00e3o mais estrat\u00e9gica, logo, \u00e9 preciso ter um controle efetivo sobre a documenta\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Agora, organizar, arquivar e encontrar os pap\u00e9is em tempo h\u00e1bil torna-se um desafio. Especialmente em empresas que t\u00eam um grande n\u00famero de funcion\u00e1rios.<\/p>\n\n\n\n

\u00c9 sobre isso que vamos conversar neste assunto. Nos t\u00f3picos que seguem, voc\u00ea vai ver como cada vez mais empresas est\u00e3o adotando solu\u00e7\u00f5es tecnol\u00f3gicas para digitalizar e gerir sua documenta\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Voc\u00ea vai entender porque \u00e9 importante ter uma solu\u00e7\u00e3o que d\u00ea seguran\u00e7a aos dados ao mesmo tempo em que facilite a administra\u00e7\u00e3o da papelada, incluindo todas as vantagens oferecidas pela digitaliza\u00e7\u00e3o do RH.<\/p>\n\n\n\n

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Como o RH est\u00e1 impulsionando a inova\u00e7\u00e3o por meio da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos?<\/h2>\n\n\n\n

A inova\u00e7\u00e3o usualmente \u00e9 vista como responsabilidade das \u00e1reas de TI, opera\u00e7\u00f5es e desenvolvimento de produtos. Mas a inova\u00e7\u00e3o n\u00e3o depende apenas de tecnologia, e tem muito a ver com pessoas. E \u00e9 por isso que o RH est\u00e1 se tornando o centro da inova\u00e7\u00e3o dentro das empresas.<\/p>\n\n\n\n

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\"Saiba<\/a>
<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n

Hoje \u00e9 essencial que os profissionais de RH sejam mais do que administradores e assumam fun\u00e7\u00f5es realmente estrat\u00e9gicas dentro das empresas, atraindo, treinando e retendo os melhores talentos.<\/p>\n\n\n\n

O GRH<\/a> enfrenta atualmente diversos desafios, combinando os interesses, demandas e expectativas de gera\u00e7\u00f5es diversas em rela\u00e7\u00e3o ao ambiente de trabalho. Os l\u00edderes de RH precisam entender o que precisa ser feito e como precisa ser feito, mudando o foco de \u201cemprego\u201d para \u201ctarefas\u201d.<\/p>\n\n\n\n

Dessa forma, ganhar \ufb02exibilidade e atrair mais talentos, que tenham necessidades, habilidades e expectativas diferentes, mas que podem desempenhar as suas tarefas com extrema e\ufb01ci\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n

Digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos e automa\u00e7\u00e3o otimizam processos<\/h2>\n\n\n\n

A automa\u00e7\u00e3o n\u00e3o est\u00e1 mais restrita \u00e0s linhas de montagem. Com a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos, tarefas rotineiras e que consomem tempo e esfor\u00e7o do GRH, como o envio de informa\u00e7\u00f5es para a plataforma do eSocial, por exemplo, podem ser automatizadas.<\/p>\n\n\n\n

Muitos l\u00edderes de RH tentam reduzir o tempo gasto com tarefas administrativas para que possam se dedicar a a\u00e7\u00f5es mais estrat\u00e9gicas.<\/p>\n\n\n\n

O ideal \u00e9 minimizar o volume de trabalho manual para que os profissionais de RH possam se concentrar em ajudar as empresas a atingir seus objetivos. Ao automatizar tarefas como sele\u00e7\u00e3o de curr\u00edculos, contrata\u00e7\u00f5es e auditorias, \u00e9 poss\u00edvel eliminar cerca de 90% da papelada e gastar apenas minutos no que antes demandava dias de trabalho.<\/p>\n\n\n\n

Para se ter uma ideia da dimens\u00e3o do problema, segundo dados da Associa\u00e7\u00e3o Brasileira de Gestores de Documentos<\/em> os funcion\u00e1rios gastam cerca de quatro semanas por ano procurando informa\u00e7\u00f5es que n\u00e3o s\u00e3o facilmente encontradas por conta de armazenamento inadequado ou desorganiza\u00e7\u00e3o dos arquivos<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

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Al\u00e9m disso, a cada 12 segundos um documento \u00e9 perdido nas empresas<\/strong>, o que \u00e9 muito mais grave, j\u00e1 que pode gerar a perda de a\u00e7\u00f5es trabalhistas e pesadas multas por conta da exposi\u00e7\u00e3o de dados confidenciais com a entrada em vigor da LGPD<\/a> (Lei Geral de Prote\u00e7\u00e3o de Dados<\/em>), entre outras consequ\u00eancias devido \u00e0 neglig\u00eancia da administra\u00e7\u00e3o n\u00e3o optar pela digitaliza\u00e7\u00e3o do RH<\/a>.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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\"Baixe<\/a><\/figure>\n\n\n\n

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Ao automatizar tarefas e gerenciar dados, os colaboradores do RH economizam tempo e reduzem burocracia. Quando uma equipe de RH tem acesso em tempo real a todas as informa\u00e7\u00f5es, integradas em um sistema \u00fanico de gest\u00e3o documental, menor \u00e9 a possibilidade de erro, de risco de conformidade e, por outro lado, as pol\u00edticas s\u00e3o aplicadas de forma mais consistente.<\/p>\n\n\n\n

Gest\u00e3o estrat\u00e9gica com foco em digitaliza\u00e7\u00e3o<\/h2>\n\n\n\n

O RH focado em digitaliza\u00e7\u00e3o deve repensar como o trabalho \u00e9 desempenhado e orquestrado, e ent\u00e3o criar formas de interagir com os colaboradores de forma a personalizar as suas experi\u00eancias combinando os objetivos pessoais aos objetivos do neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n

Ao contr\u00e1rio do RH tradicional com caracter\u00edsticas passivas, o RH estrat\u00e9gico<\/a> tem caracter\u00edsticas proativas e apoia as empresas no enfrentamento de desafios. No entanto, em muitas empresas, o processo de gerenciamento de dados de funcion\u00e1rios ainda \u00e9 realizado como na d\u00e9cada de 1990.<\/p>\n\n\n\n

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\"Digitaliza\u00e7\u00e3o<\/a>
Digitaliza\u00e7\u00e3o do RH: Fluxo de Documentos na Contrata\u00e7\u00e3o<\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n\n\n\n
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Os funcion\u00e1rios pesquisam e processam arquivos no Arquivo Morto, lidando com documentos atuais em papel ou ainda perdendo tempo navegando por sistemas que trabalham de forma isolada, sem qualquer tipo de integra\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

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Para superar esse cen\u00e1rio, cada vez mais s\u00e3o exigidas habilidades digitais, recursos nem sempre dispon\u00edveis no mercado. Assim, o RH deve investir na qualifica\u00e7\u00e3o dos seus colaboradores.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Mas o foco n\u00e3o deve ser apenas o ROI (Return on Investment<\/em>) imediato dos programas de treinamento, mas sim na empregabilidade em longo prazo de seus colaboradores.<\/p>\n\n\n\n

Vale considerar o investimento em habilidades que ser\u00e3o demandadas nos pr\u00f3ximos 3 a 5 anos, o que tornar\u00e1 a for\u00e7a de trabalho mais competitiva e capaz de focar na inova\u00e7\u00e3o de processos.<\/p>\n\n\n\n

Com o uso de plataformas de gest\u00e3o documental \u00e9 poss\u00edvel encontrar inovadoras formas de mediar experi\u00eancias de aprendizagem e aperfei\u00e7oar treinamentos e capacita\u00e7\u00f5es e, assim, sempre contar com os melhores funcion\u00e1rios, com base em an\u00e1lises precisas de desempenho.<\/p>\n\n\n\n

Quando a digitaliza\u00e7\u00e3o transforma o RH?<\/h2>\n\n\n\n

Se antes as \u00e1reas administrativa e trabalhista eram o foco do RH, hoje o seu valor est\u00e1 na habilidade de oferecer aos colaboradores insights que v\u00e3o impulsionar a inova\u00e7\u00e3o e as estrat\u00e9gias da empresa. O RH focado na digitaliza\u00e7\u00e3o pensa no futuro, e n\u00e3o no passado. Isso quer dizer que, em vez de resolver os problemas, o RH quer evitar que eles aconte\u00e7am.<\/p>\n\n\n\n

\"Quando<\/figure><\/div>\n\n\n\n

A maioria dos funcion\u00e1rios do RH \u00e9 proveniente da \u00e1rea de Humanas, e n\u00e3o contam com um hist\u00f3rico de familiaridade com sistemas digitais. Por isso, muitos departamentos talvez nem saibam ao certo quais tecnologias est\u00e3o dispon\u00edveis para otimizar o seu trabalho e n\u00e3o se sentem confort\u00e1veis para questionar prov\u00e1veis solu\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n

O RH s\u00f3 passar\u00e1 a ser considerado um departamento estrat\u00e9gico quando os seus pr\u00f3prios funcion\u00e1rios tomarem consci\u00eancia de como a sua atua\u00e7\u00e3o pode fazer a diferen\u00e7a na empresa<\/strong>. <\/em><\/p>

<\/p><\/blockquote>\n\n\n\n

Os l\u00edderes de RH que conseguem assumir um papel mais estrat\u00e9gico e ao mesmo tempo otimizar as tarefas administrativas geram muito mais valor para a empresa.<\/p>\n\n\n\n

Estudos apontam que um RH estrat\u00e9gico gera um resultado econ\u00f4mico duas vezes maior do que o RH tradicional.<\/strong> E como assumir esse papel estrat\u00e9gico? A inova\u00e7\u00e3o deve come\u00e7ar dentro do pr\u00f3prio RH, com a digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos e sua integra\u00e7\u00e3o em um sistema de gest\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Com essa gest\u00e3o ser\u00e1 poss\u00edvel contextualizar dados, os transformar em intelig\u00eancia, e ganhar a capacidade de prever problemas e oferecer as solu\u00e7\u00f5es. Com os dados provenientes do RH, \u00e9 poss\u00edvel tra\u00e7ar o hist\u00f3rico da empresa e entender a trilha que est\u00e1 sendo seguida e, caso necess\u00e1rio, mudar o rumo.<\/p>\n\n\n\n

E, por causa dos \u00f3rg\u00e3os fiscalizadores e das auditorias, o RH deve armazenar informa\u00e7\u00f5es por per\u00edodos que podem variar de poucos meses a anos, ou at\u00e9 d\u00e9cadas. Nessa circunst\u00e2ncia, o papel pode se deteriorar com o passar do tempo. Enquanto isso, registros digitais salvos no sistema podem ser acessados para sempre, preservando os dados da organiza\u00e7\u00e3o e dos colaboradores.<\/p>\n\n\n\n

Como garantir uma transforma\u00e7\u00e3o de RH digital de sucesso?<\/h2>\n\n\n\n

Para garantir que sua transforma\u00e7\u00e3o digital de RH seja a mais tranquila poss\u00edvel, aqui est\u00e3o algumas etapas importantes que voc\u00ea precisa realizar.<\/p>\n\n\n\n

1. Defina seus objetivos<\/h3>\n\n\n\n

Antes de implementar qualquer nova tecnologia, d\u00ea uma olhada em sua situa\u00e7\u00e3o atual. Identifique onde sua for\u00e7a de trabalho atual \u00e9 forte e onde pode faltar. Em seguida, considere quais realiza\u00e7\u00f5es voc\u00ea gostaria que sua transforma\u00e7\u00e3o digital o ajudasse a alcan\u00e7ar.<\/p>\n\n\n\n

\"Como<\/figure><\/div>\n\n\n\n

Estabelecer metas antes de introduzir qualquer nova tecnologia pode garantir que voc\u00ea esteja se movendo na dire\u00e7\u00e3o certa. Ter um objetivo claro antes de iniciar sua transforma\u00e7\u00e3o lhe dar\u00e1 um caminho para trabalhar e orienta\u00e7\u00f5es para medir seu sucesso.<\/p>\n\n\n\n

Seus objetivos podem mudar \u00e0 medida que voc\u00ea vai transformando seu RH. Se voc\u00ea descobrir que uma determinada meta ou m\u00e9trica n\u00e3o est\u00e1 mais alinhada com as necessidades da sua empresa, mude de dire\u00e7\u00e3o. No entanto, certifique-se de que seus objetivos sejam claros e espec\u00edficos.<\/p>\n\n\n\n

2. Re\u00fana uma equipe de transforma\u00e7\u00e3o digital<\/h3>\n\n\n\n

Depois de definir seus objetivos, voc\u00ea precisa determinar quem \u00e9 o respons\u00e1vel por garantir que esses objetivos sejam alcan\u00e7ados. Sua equipe de transforma\u00e7\u00e3o deve ser respons\u00e1vel pelo processo de transforma\u00e7\u00e3o digital de RH.<\/p>\n\n\n\n

Sua equipe de transforma\u00e7\u00e3o digital deve ser composta por v\u00e1rios especialistas. Primeiro, voc\u00ea precisa de algu\u00e9m em sua equipe que entenda os processos de RH e como eles contribuem para a produtividade da organiza\u00e7\u00e3o como um todo.<\/p>\n\n\n\n

Em segundo lugar, voc\u00ea precisar\u00e1 de especialistas em transforma\u00e7\u00e3o digital que saibam como a tecnologia pode refinar e aprimorar esses processos. Por \u00faltimo, um gerente de mudan\u00e7a deve facilitar a mudan\u00e7a e garantir que tudo esteja em seus devidos lugares.<\/p>\n\n\n\n

Colocar a equipe certa no lugar pode ajudar sua transforma\u00e7\u00e3o a se enraizar da maneira mais eficiente poss\u00edvel e evitar que obst\u00e1culos desnecess\u00e1rios apare\u00e7am ao longo do caminho.<\/p>\n\n\n\n

3. Desenvolva uma estrat\u00e9gia<\/h3>\n\n\n\n

Uma estrat\u00e9gia \u00e9 a chave para transformar sua organiza\u00e7\u00e3o com efici\u00eancia. Sem um processo claro implementado, sua equipe de transforma\u00e7\u00e3o n\u00e3o saber\u00e1 quais etapas dar a seguir ou que tipos de tecnologia precisam implementar.<\/p>\n\n\n\n

Usando as metas que voc\u00ea estabeleceu, analise um plano passo a passo que descreve como voc\u00ea vai chegar de onde est\u00e1 at\u00e9 onde deseja estar.<\/p>\n\n\n\n

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\"Digitaliza\u00e7\u00e3o<\/figure><\/div>\n\n\n\n

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Identifique quais etapas voc\u00ea executar\u00e1 primeiro e o que far\u00e1 quando essas etapas forem conclu\u00eddas. Pense em curto e longo prazo para criar uma estrat\u00e9gia de recrutamento completa que o conduza atrav\u00e9s de seu processo de transforma\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Assim como seus objetivos podem mudar, sua estrat\u00e9gia tamb\u00e9m pode. Voc\u00ea n\u00e3o deve se apegar a seu plano inicial a todo custo. Se voc\u00ea precisar mudar suas etapas, adicionar novos processos ou at\u00e9 mesmo eliminar uma parte do seu plano, fa\u00e7a isso. Mantenha o foco em atingir seus objetivos, mesmo que isso signifique mudar de marcha.<\/p>\n\n\n\n

4. N\u00e3o tenha medo de experimentar<\/h3>\n\n\n\n

N\u00e3o existe uma abordagem padronizada para a transforma\u00e7\u00e3o digital. Embora a transforma\u00e7\u00e3o digital de RH pare\u00e7a ser um tema quente atualmente, voc\u00ea n\u00e3o encontrar\u00e1 um \u201cguia completo\u201d para conduzi-lo atrav\u00e9s do processo. Isso ocorre porque cada empresa e equipe ter\u00e3o suas pr\u00f3prias necessidades, desafios e objetivos \u00fanicos.<\/p>\n\n\n\n

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N\u00e3o tenha medo de tentar algo novo. Experimente a tecnologia que voc\u00ea est\u00e1 usando ou os processos que voc\u00ea criou. Procure maneiras mais eficientes de atingir seus objetivos e tente novos caminhos para realiz\u00e1-los. Avalie o qu\u00e3o bem cada sistema funciona e elimine os processos que n\u00e3o o aproximam de atingir seus objetivos.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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\"Digitaliza\u00e7\u00e3o:<\/figure>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

No entanto, seja esperto sobre seus experimentos. Fa\u00e7a pequenas altera\u00e7\u00f5es para identificar exatamente o que funciona e o que n\u00e3o funciona. D\u00ea a cada novo processo tempo para se aprofundar antes de introduzir qualquer coisa nova, para que voc\u00ea possa ter uma imagem clara de como seus experimentos est\u00e3o funcionando.<\/p>\n\n\n\n

5. Import\u00e2ncia de medir os resultados<\/h3>\n\n\n\n

Ficar de olho em seus resultados pode dizer o qu\u00e3o perto (ou longe) voc\u00ea est\u00e1 de cumprir as metas que estabeleceu. Medir os resultados de cada experimento permite que voc\u00ea saiba em que ponto est\u00e1 seu caminho para uma transforma\u00e7\u00e3o digital completa.<\/p>\n\n\n\n

Para medir os resultados com efic\u00e1cia, voc\u00ea precisa saber o que deseja alcan\u00e7ar. Cada experi\u00eancia que voc\u00ea apresentar deve se conectar claramente a um de seus objetivos maiores e a uma m\u00e9trica de recrutamento mensur\u00e1vel. No entanto, voc\u00ea deseja ser o mais espec\u00edfico poss\u00edvel ao medir seus resultados.<\/p>\n\n\n\n

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\"Digitaliza\u00e7\u00e3o<\/a>
Digitaliza\u00e7\u00e3o do RH: Fluxo de Documentos na Contrata\u00e7\u00e3o<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n

Por exemplo, um experimento de transforma\u00e7\u00e3o digital de RH que voc\u00ea introduz pode melhorar o engajamento dos funcion\u00e1rios. Para medir verdadeiramente seus resultados, voc\u00ea precisa medir o envolvimento dos funcion\u00e1rios antes e depois. Voc\u00ea pode ent\u00e3o comparar os resultados para ver como seu experimento moveu o sentido de atingir seus objetivos gerais.<\/p>\n\n\n\n

Considera\u00e7\u00f5es finais<\/h2>\n\n\n\n

A digitaliza\u00e7\u00e3o do RH n\u00e3o \u00e9 algo que acontecer\u00e1 da noite para o dia. Para obter resultados s\u00f3lidos que possam trazer sua empresa para o novo mundo tecnol\u00f3gico, voc\u00ea precisa estabelecer metas claras, criar um plano s\u00f3lido e acompanhar os resultados com efici\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n

Para auxiliar voc\u00ea nessa jornada, basta contar com os servi\u00e7os exclusivos da\u00a0Habaut.<\/a><\/p>\n\n\n\n

Os resultados ser\u00e3o lucros ainda maiores para sua empresa!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Voc\u00ea j\u00e1 ouviu falar sobre a digitaliza\u00e7\u00e3o do RH? Esse processo pode e vai facilitar muito o dia a dia dos profissionais da \u00e1rea. E no post de hoje falaremos um pouco mais sobre por onde come\u00e7ar.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":4504,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[910,46],"tags":[912,911,314],"class_list":{"0":"post-4503","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-digitalizacao","8":"category-rh-estrategico","9":"tag-digitalizacao-de-documentos","10":"tag-esg","11":"tag-fixed"},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4503","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=4503"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4503\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4504"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=4503"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=4503"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=4503"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}