{"id":4555,"date":"2021-08-30T10:38:23","date_gmt":"2021-08-30T13:38:23","guid":{"rendered":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/?p=4555"},"modified":"2021-08-30T10:39:05","modified_gmt":"2021-08-30T13:39:05","slug":"digitalizacao-do-rh-o-que-fazer-com-os-documentos-fisicos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.habaut.com.br\/blog\/digitalizacao-do-rh-o-que-fazer-com-os-documentos-fisicos\/","title":{"rendered":"Digitaliza\u00e7\u00e3o do RH: O que fazer com os documentos f\u00edsicos"},"content":{"rendered":"\n

O armazenamento de documentos do RH \u00e9 sempre um assunto delicado. Arquivos, caixas e pilhas imensas nos almoxarifados<\/strong> podem, al\u00e9m de representar um grande transtorno, ser sin\u00f4nimo de altos custos<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Isso porque os arquivos f\u00edsicos demandam muito tempo na hora de buscar e reunir documentos, al\u00e9m de ocupar um espa\u00e7o consider\u00e1vel e expor os pap\u00e9is ao risco de perdas e danos.<\/p>\n\n\n\n

A solu\u00e7\u00e3o para esses desafios \u00e9 a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos<\/strong>. Mais segura e pr\u00e1tica, a digitaliza\u00e7\u00e3o \u00e9 uma tend\u00eancia que vem facilitando os processos, sobretudo no setor de RH. Seguros, os documentos digitalizados podem ser facilmente organizados e localizados e o espa\u00e7o ocupado \u00e9 muito menor. Imagine, por exemplo, quanto tempo pode ser economizado caso seja necess\u00e1rio reunir documentos para algum processo ou ainda que uma ficha espec\u00edfica precise ser localizada com rapidez.<\/p>\n\n\n\n

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Algumas estrat\u00e9gias para a digitaliza\u00e7\u00e3o<\/h2>\n\n\n\n

A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos<\/a> permite que toda a papelada esteja reunida em um \u00fanico ambiente digital, cujo acesso \u00e9 controlado por senhas e logins. Dessa forma a pesquisa por documentos torna-se muito mais f\u00e1cil e os arquivos estar\u00e3o muito mais seguros. Em resumo, a digitaliza\u00e7\u00e3o s\u00f3 traz benef\u00edcios, como a economia em espa\u00e7o e tempo, e a seguran\u00e7a para os documentos.<\/p>\n\n\n\n

Atualmente existem diversas estrat\u00e9gias que podem ser adotadas para a digitaliza\u00e7\u00e3o segura dos documentos do RH. Softwares de assinatura digital, armazenamento em nuvem e microfilmagem s\u00e3o algumas delas, as quais detalharemos a seguir:<\/p>\n\n\n\n

Assinatura digital<\/h3>\n\n\n\n

A popularidade dos softwares de assinatura digital cresceu exponencialmente ap\u00f3s a pandemia do novo coronav\u00edrus. Isso porque, mesmo com o trabalho remoto, as admiss\u00f5es, demiss\u00f5es e demais processos do RH n\u00e3o podem parar. Atualmente est\u00e3o dispon\u00edveis diversas op\u00e7\u00f5es, normalmente integrados a aplicativos, s\u00e3o ideais para processos realizados \u00e0 dist\u00e2ncia e as assinaturas feitas por meio deles possuem valor legal leg\u00edtimo<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Armazenamento em nuvem<\/h3>\n\n\n\n

Em linhas gerais, o armazenamento em nuvem (ou cloud computing<\/em>) pode ser descrito como o armazenamento de dados e documentos em um servidor externo \u00e0 empresa, que permite acesso de computadores e celulares a qualquer momento. Considerando que a digitaliza\u00e7\u00e3o do RH \u00e9 uma tend\u00eancia, o armazenamento em nuvem \u00e9 uma interessante solu\u00e7\u00e3o para o armazenamento seguro e pr\u00e1tico de documentos<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m de reduzir o espa\u00e7o destinado ao armazenamento de arquivos (uma vez que a digitaliza\u00e7\u00e3o dispensa as imensas pilhas de caixas e arquivos), o armazenamento em nuvem \u00e9 seguro e sua manuten\u00e7\u00e3o n\u00e3o requer uma estrutura demasiado sofisticada.<\/p>\n\n\n\n

Por n\u00e3o demandar uma fonte f\u00edsica, ou seja, um computador da pr\u00f3pria empresa, os documentos e informa\u00e7\u00f5es podem ser facilmente acessados remotamente a qualquer hora por qualquer funcion\u00e1rio que possua o login e senha.<\/p>\n\n\n\n

Microfilmagem<\/h3>\n\n\n\n

\u00c9 uma metodologia para a preserva\u00e7\u00e3o de documentos por meio da capta\u00e7\u00e3o de imagens.<\/strong> Apesar de se tratar de um procedimento anal\u00f3gico, que salva as imagens em filmes, h\u00e1 a possibilidade de converter os arquivos para extens\u00f5es digitais e assim armazen\u00e1-los na nuvem ou servidores. A autenticidade das microfilmagens \u00e9 garantida pela Lei da Microfilmagem 5.433\/68.<\/p>\n\n\n\n

Algumas etapas e estrat\u00e9gias para digitalizar o RH<\/h2>\n\n\n\n

Para iniciar o processo de digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos \u00e9 necess\u00e1rio remover clips e grampos dos pap\u00e9is. Al\u00e9m disso, \u00e9 imprescind\u00edvel realizar o processo de maneira organizada, por etapas, para diminuir o risco de perdas.<\/p>\n\n\n\n

\"Algumas<\/figure><\/div>\n\n\n\n

Com o armazenamento em nuvem j\u00e1 estruturado, os documentos podem ser emitidos digitalmente. Atualmente \u00e9 poss\u00edvel contar com diversos softwares como pontos eletr\u00f4nicos e aplicativos de assinatura eletr\u00f4nica, cuja autenticidade e validade s\u00e3o garantidas.<\/p>\n\n\n\n

Aqui cabe um planejamento estruturado, que contemple a an\u00e1lise das ferramentas mais eficientes e mais adequadas para atender \u00e0s demandas.<\/p>\n\n\n\n

Mas o que fazer com os documentos f\u00edsicos?<\/h2>\n\n\n\n

Caso a empresa opte pela digitaliza\u00e7\u00e3o (via scanner, por exemplo), os documentos devem ser guardados de acordo com sua temporalidade. O ideal \u00e9 que sejam mantidos em um ambiente livre de umidade, tra\u00e7as e demais a\u00e7\u00f5es externas. Listamos a temporalidade de alguns documentos:<\/p>\n\n\n\n