Um convite para entrevista precisa dizer quem está falando, qual é a vaga, quando será a conversa e como confirmar ou pedir outro horário. Se você trabalha no RH e precisa mandar essa mensagem agora, comece pelo modelo abaixo. Depois, adapte o formato ao encontro que realmente vai acontecer.
O cuidado não está em escrever bonito. Está em não deixar a pessoa descobrir, na véspera, que a conversa é presencial, coletiva ou em outro fuso.
1. Convite para entrevista por WhatsApp: modelo completo
Use quando a pessoa forneceu o número para contato sobre a candidatura e esse canal faz sentido para o processo. Substitua todos os campos entre colchetes antes de enviar.
Olá, [nome]! Sou [seu nome], do RH da [empresa]. Recebemos sua candidatura para [cargo] e queremos convidar você para uma entrevista [online/presencial].
A proposta é [data completa], às [horário e fuso], com duração aproximada de [tempo]. A conversa será com [nome e função], para conhecer sua experiência e apresentar a oportunidade.
[Online: plataforma e link, ou quando o link será enviado. Presencial: endereço completo e orientação de chegada.]
Você consegue participar? Pode confirmar por aqui até [data e horário]. Se precisar de outro horário, envie duas opções para avaliarmos. Para verificar este contato, você pode usar [canal oficial da empresa].
Antes de copiar: mantenha somente a opção online ou presencial. Se o link ainda não existe, informe quando será enviado e cumpra o combinado. Não deixe uma instrução entre colchetes chegar ao candidato.
O que colocar no convite para entrevista?
Pense na mensagem como um pequeno acordo de agenda. A pessoa precisa conseguir responder sem adivinhar informações nem reorganizar o dia no escuro.
- Identificação: seu nome, empresa e cargo da vaga. Se você representa uma consultoria, deixe essa relação clara dentro do que pode divulgar.
- Etapa e formato: primeira conversa, entrevista técnica ou conversa com a gestão; individual ou coletiva; presencial, telefone ou vídeo.
- Agenda: data completa, horário, fuso e duração estimada. Escreva “horário de Brasília” quando houver participantes em localidades diferentes.
- Acesso: link e plataforma, ou endereço, sala e orientação para a recepção.
- Preparação: portfólio ou material realmente necessário, com antecedência para organizar. Não transforme o convite em uma lista de documentos admissionais.
- Resposta: canal de confirmação, prazo razoável e alternativa para remarcar.
Convite não é aprovação para contratação. Se a pessoa passou apenas pela triagem, diga isso. Evite “você foi aprovado” quando ainda haverá entrevistas e decisão sobre a vaga.
A definição do encontro também ajuda quem vai entrevistar. Se você ainda está preparando essa etapa, veja o roteiro de entrevista estruturada com perguntas e scorecard.
Mais sete mensagens para situações diferentes
Os exemplos são modelos editoriais adaptáveis, não textos oficiais. Tempos, prazos e canais devem refletir a disponibilidade real da sua equipe.
2. Entrevista presencial com orientação de chegada
Vale para uma pessoa que precisa planejar deslocamento, entrada no prédio e tempo fora de outra atividade.
Olá, [nome]. Aqui é [seu nome], da [empresa]. Convidamos você para uma entrevista individual sobre a vaga de [cargo], em [data], às [horário e fuso]. A previsão é de [tempo].
O endereço é [rua, número, bairro e cidade]. Na chegada, procure [recepção/pessoa], em [andar ou sala]. [Inclua orientação de acesso ou identificação somente se necessária.]
Você conversará com [nome e função]. Confirme por [canal] até [prazo]. Se esse horário não funcionar ou você precisar de algum recurso de acesso para participar, fale comigo em [contato privado].
Oferecer ajuda de acesso não exige pedir diagnóstico nem explicação pessoal no primeiro contato. Combine, em canal privado, o recurso necessário para a participação.
3. E-mail para entrevista online
Assunto: Entrevista para [cargo] na [empresa]: convite para [data]
Olá, [nome]. Sou [seu nome], da [empresa]. Gostaríamos de conversar com você sobre a vaga de [cargo].
A entrevista individual será em [data], às [horário e fuso], pela plataforma [nome], com duração aproximada de [tempo]. Participarão [nomes e funções]. Acesse por [link oficial da reunião].
[Se houver preparação: descreva o material e o objetivo.] Se encontrar dificuldade para acessar, use [contato de suporte do processo].
Por favor, responda a este e-mail até [prazo] para confirmar. Se precisar remarcar, sugira duas opções. Obrigado, [assinatura e canal oficial da empresa].
Se também enviar um convite de calendário, confira se data, fuso e link são os mesmos. O calendário complementa a mensagem; não corrige uma informação contraditória.
4. Primeira conversa com escolha de horário
Use quando a agenda ainda será combinada. Não envie um convite como se o encontro já estivesse confirmado.
Olá, [nome]! Sou [seu nome], da [empresa]. Recebemos sua candidatura para [cargo] e queremos propor uma primeira conversa por [telefone/vídeo], de aproximadamente [tempo].
Temos estas opções: [data e horário 1] ou [data e horário 2], no [fuso]. Alguma funciona para você? Se não, pode sugerir alternativas.
Depois da sua resposta, confirmarei o agendamento e enviarei [link ou orientação da chamada]. Você pode verificar o processo em [canal oficial].
5. Entrevista coletiva sem surpresa na chegada
A pessoa precisa saber que encontrará outros candidatos. Diferencie entrevista coletiva de conversa individual com vários entrevistadores.
Olá, [nome]. Aqui é [seu nome], da [empresa]. Convidamos você para uma etapa coletiva do processo de [cargo], em [data], às [horário e fuso], com duração estimada de [tempo].
Haverá participação de outros candidatos. A atividade será [descreva brevemente o formato e a preparação necessária], conduzida por [pessoa/equipe]. O acesso será por [link ou endereço].
Confirme por [canal] até [prazo]. Para dúvidas, remarcação ou recursos de acesso, fale em [contato privado].
Envie individualmente. Evite grupos que exponham números de telefone e endereços de e-mail dos participantes. Um modelo pode ser padronizado sem tratar as pessoas como uma lista pública.
6. Remarcação solicitada pela empresa
Reconheça a mudança, ofereça alternativas e deixe claro que o horário anterior foi cancelado. A pessoa não deve ter de perguntar qual agenda vale.
Olá, [nome]. Precisamos remarcar a entrevista de [cargo], prevista para [data e horário anteriores]. Pedimos desculpas pela mudança. O encontro anterior está cancelado.
Podemos oferecer [opção 1] ou [opção 2], no [fuso]. O formato será [formato], com duração estimada de [tempo], em [link ou endereço atualizado]. Alguma opção funciona para você?
Se não, sugira outras disponibilidades. Confirmarei por escrito o novo horário. Obrigado pela compreensão, [nome e empresa].
7. Lembrete de uma entrevista já confirmada
O lembrete retoma o combinado. Não use essa mensagem para anunciar uma mudança de última hora sem destacá-la.
Olá, [nome]! Passando para lembrar nossa entrevista para [cargo], confirmada para [data], às [horário e fuso]. A duração prevista é de [tempo], por [plataforma e link/endereço].
Se houver algum imprevisto ou dificuldade de acesso, avise em [contato]. Até lá! [Seu nome], [empresa].
8. Retomada quando o convite ficou sem resposta
Antes de cobrar, confira o contato e o prazo informado. Faça uma retomada objetiva, sem concluir que o silêncio revela falta de interesse ou comprometimento.
Olá, [nome]. Sou [seu nome], da [empresa]. Enviei um convite para conversar sobre [cargo] e gostaria de saber se você ainda tem interesse em participar.
[Se o horário continua disponível: temos a opção de data, horário e fuso, por formato, em link/endereço.] [Se venceu: podemos combinar uma nova data.]
Você pode responder até [prazo]. Se precisar de outro horário ou preferir encerrar sua participação, pode me avisar por aqui. Para verificar este contato, use [canal oficial].
Não mande as duas alternativas entre colchetes. Escolha a que corresponde ao estado real da agenda. Horário vencido não deve ser apresentado como opção disponível.
Quais dados pedir nessa etapa?
Para combinar uma entrevista, comece pelos dados necessários ao encontro. Não peça cópia de documento, dados bancários ou informação de saúde por hábito, só porque o formulário antigo tem esses campos.
A LGPD, no artigo 6º, inciso III, estabelece o princípio da necessidade: o tratamento deve se limitar ao que é pertinente à finalidade. Essa regra não determina, sozinha, a base legal de todo processo seletivo.
Na prática, nossa recomendação é separar agendamento, avaliação e admissão. Se um dado adicional for realmente necessário, explique a finalidade e use um canal apropriado. Em situações específicas, valide a coleta com o responsável pela proteção de dados ou a assessoria da empresa.
Do lado do candidato, uma mensagem com nome e logotipo não comprova legitimidade. Confira a vaga e o contato por um canal oficial encontrado por você, antes de enviar documentos ou fazer qualquer pagamento.
A Agência do Trabalhador de Santa Terezinha de Itaipu publicou um alerta sobre falsas vagas. Para o RH, a consequência prática é oferecer uma forma verificável de contato, sem pressionar a pessoa a confiar apenas na mensagem recebida.
Checklist antes de apertar enviar
- Troquei todos os campos entre colchetes e revisei nome, empresa e vaga?
- Data, horário e fuso estão iguais na mensagem e no calendário?
- Conferi link ou endereço e expliquei o formato real do encontro?
- Informei duração, preparação necessária e como pedir outro horário?
- O prazo de resposta permite que a pessoa veja a mensagem e organize a agenda?
- Evitei pedidos de dados sem finalidade e exposição de outros candidatos?
- Indiquei um canal pelo qual a pessoa pode verificar o contato?
Não há um prazo único de confirmação adequado a todas as seleções. Defina um prazo compatível com a antecedência do convite e ofereça alternativa quando houver conflito de agenda. Os modelos ajudam a organizar a comunicação; não garantem presença nem substituem um processo bem conduzido.
Depois da entrevista, mantenha o mesmo cuidado com a resposta. Conforme a decisão, continue pelos modelos de mensagem para candidato aprovado ou de mensagem de não aprovação. O convite abre uma conversa; a devolutiva também faz parte dela.
Revisão editorial: 16 de outubro de 2026. Modelos originais da Habaut; orientações práticas de comunicação, com cautelas gerais sobre dados pessoais.
