O armazenamento de documentos do RH é sempre um assunto delicado. Arquivos, caixas e pilhas imensas nos almoxarifados podem, além de representar um grande transtorno, ser sinônimo de altos custos.
Isso porque os arquivos físicos demandam muito tempo na hora de buscar e reunir documentos, além de ocupar um espaço considerável e expor os papéis ao risco de perdas e danos.
A solução para esses desafios é a digitalização de documentos. Mais segura e prática, a digitalização é uma tendência que vem facilitando os processos, sobretudo no setor de RH. Seguros, os documentos digitalizados podem ser facilmente organizados e localizados e o espaço ocupado é muito menor. Imagine, por exemplo, quanto tempo pode ser economizado caso seja necessário reunir documentos para algum processo ou ainda que uma ficha específica precise ser localizada com rapidez.
Algumas estratégias para a digitalização
A digitalização de documentos permite que toda a papelada esteja reunida em um único ambiente digital, cujo acesso é controlado por senhas e logins. Dessa forma a pesquisa por documentos torna-se muito mais fácil e os arquivos estarão muito mais seguros. Em resumo, a digitalização só traz benefícios, como a economia em espaço e tempo, e a segurança para os documentos.
Atualmente existem diversas estratégias que podem ser adotadas para a digitalização segura dos documentos do RH. Softwares de assinatura digital, armazenamento em nuvem e microfilmagem são algumas delas, as quais detalharemos a seguir:
Assinatura digital
A popularidade dos softwares de assinatura digital cresceu exponencialmente após a pandemia do novo coronavírus. Isso porque, mesmo com o trabalho remoto, as admissões, demissões e demais processos do RH não podem parar. Atualmente estão disponíveis diversas opções, normalmente integrados a aplicativos, são ideais para processos realizados à distância e as assinaturas feitas por meio deles possuem valor legal legítimo.
Armazenamento em nuvem
Em linhas gerais, o armazenamento em nuvem (ou cloud computing) pode ser descrito como o armazenamento de dados e documentos em um servidor externo à empresa, que permite acesso de computadores e celulares a qualquer momento. Considerando que a digitalização do RH é uma tendência, o armazenamento em nuvem é uma interessante solução para o armazenamento seguro e prático de documentos.
Além de reduzir o espaço destinado ao armazenamento de arquivos (uma vez que a digitalização dispensa as imensas pilhas de caixas e arquivos), o armazenamento em nuvem é seguro e sua manutenção não requer uma estrutura demasiado sofisticada.
Por não demandar uma fonte física, ou seja, um computador da própria empresa, os documentos e informações podem ser facilmente acessados remotamente a qualquer hora por qualquer funcionário que possua o login e senha.
Microfilmagem
É uma metodologia para a preservação de documentos por meio da captação de imagens. Apesar de se tratar de um procedimento analógico, que salva as imagens em filmes, há a possibilidade de converter os arquivos para extensões digitais e assim armazená-los na nuvem ou servidores. A autenticidade das microfilmagens é garantida pela Lei da Microfilmagem 5.433/68.
Algumas etapas e estratégias para digitalizar o RH
Para iniciar o processo de digitalização dos documentos é necessário remover clips e grampos dos papéis. Além disso, é imprescindível realizar o processo de maneira organizada, por etapas, para diminuir o risco de perdas.
Com o armazenamento em nuvem já estruturado, os documentos podem ser emitidos digitalmente. Atualmente é possível contar com diversos softwares como pontos eletrônicos e aplicativos de assinatura eletrônica, cuja autenticidade e validade são garantidas.
Aqui cabe um planejamento estruturado, que contemple a análise das ferramentas mais eficientes e mais adequadas para atender às demandas.
Mas o que fazer com os documentos físicos?
Caso a empresa opte pela digitalização (via scanner, por exemplo), os documentos devem ser guardados de acordo com sua temporalidade. O ideal é que sejam mantidos em um ambiente livre de umidade, traças e demais ações externas. Listamos a temporalidade de alguns documentos:
- Folhas de pagamento e fichas financeiras: 5 anos;
- Cartão de ponto: 5 anos;
- Atestado médico: 5 anos;
- Aviso e recibo de férias: 5 anos.
As temporalidades dos demais documentos podem ser consultadas na tabela de temporalidade.
Uma vez que a empresa opte pela microfilmagem, os documentos físicos podem ser descartados, sendo preservadas apenas suas versões digitais.
A digitalização dos documentos está, aos poucos, substituindo o armazenamento e a emissão de documentos físicos. E essa evolução está sendo acelerada pela necessidade do trabalho remoto. Novas ferramentas surgem constantemente para otimizar os processos de guarda e emissão de documentos, gerando economia de tempo e espaço.
Conclusão
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