O volume de documentos com os quais uma empresa precisa lidar pode ser enorme. Praticamente todos os setores de um negócio geram algum tipo de documentação que precisa ser devidamente processada e arquivada.
Com essa grande demanda, cada vez mais as empresas estão buscando formas de lidar melhor com esse montante de papéis. Eles ocupam não só espaço físico onde serão guardados, como também geram maior necessidade de recursos humanos para o processamento.
A melhor e mais eficaz solução para essa questão é a digitalização dos documentos. Isso se dá transformando a enorme quantidade de papéis físicos em dados digitais. Assim eles se tornam muito mais organizados e a consulta é facilitada.
Existem empresas que realizam a digitalização de maneira profissional e seguindo todas as normas estabelecidas para garantir a validade legal da operação, tanto para empresas de grande porte quanto para micro e pequenos negócios.
Quais as vantagens de digitalizar os documentos?
Antes de mais nada, é importante ressaltar que qualquer tipo de negócio pode se beneficiar com a transformação dos documentos em dados digitais, independente do porte ou do ramo de atuação. Como todos geram documentos e precisam lidar com eles, não existe tamanho mínimo para que a digitalização se torne vantajosa.
Além disso, todos os envolvidos nas atividades da empresa ganham: os donos, por tornar o seu negócio mais moderno e competitivo, os funcionários, que ganham tempo e o trabalho é facilitado, e os clientes, que recebem mais rapidez e agilidade.
Vamos conhecer, então, as principais vantagens de informatizar os seus documentos e otimizar os processos relacionados a eles na sua empresa.
Digitalização de documentos: Agilidade
Por mais anos de experiência que um arquivista pode ter, ele ainda gastará um certo tempo até conseguir localizar e providenciar um documento. Isso pode ser agravado quando o volume de papéis é grande.
Uma coisa que uma empresa busca para suas operações é a agilidade. Manter sua base de documentos digitalizada é uma ótima maneira de alcançar essa rapidez. Seja na hora de buscar ou na hora de arquivar, trabalhar com a base digitalizada fará todo o processo se tornar mais ágil.
Digitalização de documentos: Economia
Existem custos intrínsecos em manter um arquivo físico para os documentos. Eles envolvem a manutenção de um local apropriado para guardar o material, a contratação de mais funcionários para processar e organizar, além do custo com impressão e papel para imprimir todos os documentos.
A digitalização dos documentos resolve essas questões, uma vez que não é mais necessário que exista um local físico para depositar os documentos, da mesma forma que o trabalho do funcionário que iria organizar pode ser realocado para outras tarefas do negócio.
Além, é claro, da economia gerada ao evitar imprimir inúmeros documentos. São menos gastos com impressora, tinta e papel e isso pode fazer uma diferença significativa para a empresa, a depender da demanda de impressão que ela gerava.
Digitalização de documentos: Acesso rápido
Imagine se um funcionário tiver que procurar um documento entre milhares em um arquivo físico cada vez que houver essa demanda. Por mais bem organizado que esteja o arquivo, isso gera tempo desperdiçado e trabalho.
Com os documentos digitais é possível consultar essas informações online, com muito mais agilidade e eficiência. Além disso, você não precisa estar na empresa para conseguir acessar, basta entrar no sistema com sua senha em qualquer lugar ou horário.
Digitalização de documentos: Proteção
Seus documentos ficam mais protegidos quando estão digitalizados. No arquivo físico eles estão sujeitos a inúmeros sinistros, como incêndios, enchentes, furtos, mofo, etc.
A digitalização garante esse tipo de proteção e adiciona mais uma camada de segurança, que são os backups e senhas de acesso.
Digitalização de documentos: Sustentabilidade
Garantir um funcionamento mais sustentável é algo que as empresas estão sendo muito cobradas atualmente. É fundamental transformar as práticas do negócio de modo que elas estejam alinhadas com a proteção do meio ambiente.
A digitalização de documentos é um passo importante nesse sentido, uma vez que acaba com a produção desnecessária de papel, com o uso de cartuchos e evita a geração de mais lixo para o planeta.
Digitalização de documentos: Integração
Os dados digitais tornam os documentos mais integrados entre si. É possível comparar com facilidade documentos antigos e recentes, com alguns poucos cliques. Da maneira antiga seria necessário buscar cada documento isoladamente e isso ocuparia mais tempo e demandaria mais esforço.
Digitalização de documentos: Controle pelo gestor
Com um software utilizado para gerir os documentos digitais, o gestor poderá saber quando e por quem cada arquivo foi consultado. Isso gera mais controle e segurança para as operações.
Nos arquivos físicos isso não seria possível, ou seria com muito esforço e custos adicionais, como câmeras funcionando 24 horas por dia.
Digitalização de documentos: Conservação
Por mais bem cuidado que seja o local onde os documentos físicos estão guardados, é possível que eles sofram perda de qualidade com o passar dos anos. Em casos mais graves, pode acontecer de se tornarem ilegíveis e suas informações se perderem.
No entanto, com os documentos digitalizados você tem a segurança que a informação jamais será perdida, uma vez que não estão expostas a intemperismos do ambiente. É uma segurança da conservação dos documentos.
Como funciona a digitalização dos documentos?
Agora que já sabemos todos os benefícios de tornar os seus documentos digitais, é a hora de entender qual é o processo utilizado para otimizar essa transição. É uma tarefa que exige cuidado, pois o resultado precisa ser bom o suficiente, já que se tornará o arquivo oficial do negócio.
Existem empresas específicas para realizar esse processo. Elas tomam todos os cuidados necessários para que nenhuma informação se perca.
Também é possível realizar a empreitada com os próprios funcionários da empresa, desde que a tarefa seja feita com muita atenção e empenho.
As três principais etapas para a digitalização dos documentos são: preparação, captura e indexação. Vamos entender melhor o que cada uma delas consiste e, assim, garantir um resultado melhor no produto final.
1ª etapa: preparação
É nessa etapa que toda a documentação é preparada para ser digitalizada. Isso envolve o processamento de folha por folha, retirando clipes ou outros objetos, higienizando o material e eliminando qualquer coisa indesejada.
Essa etapa é fundamental para que os scanners não sejam danificados e para que o resultado final seja o mais próximo possível dos documentos originais.
2ª etapa: captura
Depois dos documentos limpos e livres de objetos, é a hora de realizar a captura. Ela deve ser feita em alta resolução, para que nenhuma informação seja perdida. Existem alguns formatos mais utilizados para salvar os dados, a depender do tipo de arquivo, como .png, .pdf e .tif.
3ª etapa: indexação
De nada adianta ter todos os documentos digitalizados se eles não estiverem organizados de uma maneira lógica que facilite a localização. Então agora é a etapa de indexação do conteúdo.
Essa indexação é feita de acordo com os pré-requisitos de cada projeto e do software que está sendo utilizado para fazer a gestão dos documentos. A solução necessitará de mediar a interação da empresa com os documentos, através de senhas, gerando assinaturas digitais, permitindo modificações ou não, entre outras operações.
Existe uma lei que regula a digitalização dos documentos?
Existe sim, a chamada Lei da Digitalização (Decreto nº 10.278/2020). Esse decreto estabelece regras e requisitos para a digitalização de documentos, tanto de órgãos públicos quanto de privados.
No tocante a preservação dos arquivos digitalizados, a regulamentação estabelece que devem ser mantidos pelo prazo de prescrição ou decadência definidos na legislação tributária, fiscal, trabalhista e código civil, no que tange aos documentos particulares.
É de suma importância seguir as recomendações do decreto para que os documentos digitalizados tenham a mesma validade legal dos documentos físicos. Vamos conhecer algumas das determinações da Lei da Digitalização.
Para textos impressos, sem ilustração e em preto e branco, é necessária uma
digitalização com resolução mínima de 300 dpi, monocromática, e o arquivo deve ser salvo no formato .pdf. Se houver ilustração em preto e branco, a digitalização deve ser feita em escala de cinza.
Já para textos impressos com ilustrações e cores, a resolução mínima continua sendo 300 dpi e o formato .pdf, porém o padrão de cor passa a ser RGB (colorido). Em caso de fotografias e cartazes, o formato do arquivo deve ser .png, bem como no caso de plantas e mapas.
O decreto também trata dos metadados que devem ser incluídos nos documentos. Todos devem ter palavras-chave, o autor do documento, a data e local da digitalização, um identificador do documento, o responsável pela digitalização, o tipo do documento e o hash da imagem.
LGPD na digitalização de documentos
O decreto nº 10.278/2020 ainda estabelece procedimentos padrões para a digitalização de documentos e regulamentação das disposições da Lei nº 12.682/2012, foi promulgado e isso provavelmente vai resultar em algumas mudanças na forma como seu setor ou sua empresa pode lidar com documentos físicos e eletrônicos.
Essa mudança representa uma modernização significativa para o mercado brasileiro e pode facilitar a vida de muitas equipes e profissionais.
Enfatize-se que para as pessoas jurídicas, pode estar a ocorrer uma oportunidade de resolver
o eterno problema de espaço destinados à arquivos físicos pelo processo de arquivos digitais, que permitem um controle sistêmico eficiente na gestão de documentos, além de ser instrumento facilitador para nova empreitada que as empresas tem à frente quanto a obrigatoriedade de cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Afinal, vale a pena?
Como vimos, digitalizar a documentação de uma empresa é uma operação que vale muito a pena. Seja pela economia que os documentos digitais trazem, pela otimização dos processos, pela sustentabilidade, pela agilidade ou pelos tantos outros motivos que mostramos, implementar a digitalização é muito recomendado.
É uma estratégia indispensável para quem deseja aumentar a produtividade ao mesmo tempo em que diminui os custos de operação de um negócio. Muitos gestores já adotaram os documentos digitalizados e a tendência é que isso se torne o padrão.
É sempre importante lembrar que os documentos precisam ser digitalizados de maneira profissional e seguindo as regulamentações definidas por decreto. Somente assim os documentos digitais passam a valer como oficiais.
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